Per molte PMI Microsoft 365 è il cuore dell'ufficio: posta, documenti, calendari, Teams. Proprio per questo è uno dei bersagli preferiti: un solo account violato apre la porta a frodi via email, furto di documenti e attacchi verso clienti e fornitori. La buona notizia è che gran parte della protezione si ottiene con impostazioni già disponibili, spesso lasciate come erano al momento dell'attivazione.
1. Autenticazione a più fattori per tutti
È la misura più efficace contro le credenziali rubate. Va attivata per ogni utente, non solo per gli amministratori, preferendo l'app di autenticazione agli SMS. Se la licenza lo consente, le regole di accesso condizionale permettono di chiederla in modo intelligente: sempre da dispositivi sconosciuti, meno spesso da quelli aziendali.
2. Blocca i protocolli di accesso obsoleti
I vecchi metodi di accesso alla posta non supportano l'autenticazione a più fattori e vengono usati per aggirarla. Verifica che siano disattivati per tutti gli utenti e che nessuna applicazione aziendale li richieda ancora.
3. Pochi amministratori, account separati
Gli amministratori globali devono essere due o tre al massimo, con account dedicati usati solo per l'amministrazione, mai per leggere la posta o navigare. Un account amministrativo compromesso significa il controllo di tutto il tenant.
4. Niente inoltri automatici verso l'esterno
Dopo aver violato una casella, gli attaccanti creano spesso una regola che inoltra la posta a un indirizzo esterno, per seguire in silenzio le trattative e preparare la frode del cambio IBAN. Blocca l'inoltro automatico esterno e controlla periodicamente le regole delle caselle.
5. Protezione da phishing e allegati pericolosi
Attiva e configura i criteri anti-phishing, anti-spoofing e di analisi di link e allegati disponibili nella tua licenza, e pubblica correttamente i record SPF, DKIM e DMARC del dominio: rendono più difficile l'invio di email false a nome della tua azienda.
6. Condivisione dei file sotto controllo
OneDrive e SharePoint permettono di condividere documenti con chiunque abbia il link. Limita la condivisione esterna ai soli utenti autenticati, imposta una scadenza ai link e rivedi periodicamente cosa è condiviso fuori dall'azienda.
7. Registri attivi e un backup vero
Il registro di controllo permette di ricostruire cosa è successo dopo un incidente: verifica che sia attivo. E ricorda che i cestini e la conservazione di Microsoft non sono un backup: se un account viene cifrato o cancellato da un attaccante, serve una copia separata e protetta di posta, OneDrive e SharePoint.
In sintesi
Microsoft fornisce gli strumenti, ma la configurazione spetta all'azienda. Un controllo di queste sette impostazioni richiede poche ore e chiude le strade più usate negli attacchi alle PMI. Il passo successivo è tenerle sotto controllo nel tempo, perché utenti, licenze e funzioni cambiano di continuo.